Inzake de vrijwilligers

Welke persoonsgegevens worden in een bestand opgenomen

De volgende gegevens van vrijwilligers worden in een vrijwilligersbestand opgenomen:
naam, adres, postcode, woonplaats, telefoon, geboortedatum, email-adres, eventuele motivatiebrief en de gegevens uit uw CV. Andere gegevens dan die hier staan aangegeven worden niet in het bestand opgenomen.

Beheer van de adressenlijst en verantwoordelijken

De adressenlijst wordt beheerd door de privacy-coördinator. Een lijst met alleen email adres en telefoonnummers wordt ook verstrekt aan vrijwilligers om elkaar te kunnen bereiken met als doel de efficiëntie van de uit te voeren taken te verhogen (bijvoorbeeld voor het ruilen van diensten). Het bestuur en de privacy-coördinator zijn verantwoordelijk voor het beheer van gegevens.

Met welk doel worden persoonsgegevens in een bestand bewaard?

Er worden binnen de RKSD adresgegevens bewaard van de vrijwilligers en de leden van het bestuur met als doel vrijwilligerscontracten af te sluiten en communicatie mogelijk te maken met elkaar.

Hoe worden de personen geïnformeerd?

De personen geven bij aanvang zelf de gegevens en weten dat die voor adressenlijst zijn, het een en ander zoals hierboven is aangegeven.

Wat is er geregeld voor personen om hun eigen persoonsgegevens in te zien?

Indien gewenst kan men adressenlijst en contract zien.

Bewaring van de persoonsgegevens

De bewaring van de gegevens vindt plaats in een fysieke map op het secretariaat van de RKSD en in elektronische vorm op de computer van privacy coördinator en de secretaris van bestuur. Er worden regelmatig back-ups gemaakt van de gegevens ter bevordering van de continuïteit.

Geen externe verwerking

De persoonsgegevens worden niet extern verwerkt. Er zijn geen afspraken met externe partijen die de persoonsgegevens verwerken en is er is derhalve geen verwerkersovereenkomst? 

Wie binnen de organisatie hebben toegang tot de bestanden met de persoonsgegevens?

Secretaris, vrijwilligerscoördinator en de privacy-coördinator